شاید اصطلاح Workflow یا گردش کار در نساجی برای شما مبهم است. اما برای برخی، گردش کار یک فرآیند معنا می‌شود و برای برخی دیگر، آن را راهی برای سازماندهی اطلاعات می‌دانند. عدم وضوح در مورد معنای گردش کار، نتیجه نهایی را کمی به هم می‌زند. اینجاست که جریان‌های کاری (و تلاش برای درک آنها) وارد داستان می‌شوند. داشتن درک روشنی از چیستی این مسئله و نحوه اجرای آن به شما کمک می‌کند تا به طور مؤثر کار تیم خود را در یک کارخانه تولید پارچه سازماندهی کنید، به اهداف پروژه خود برسید و نقشه‌برداری پایدار و مؤثر فرآیند ایجاد نمایید. برای بررسی بیشتر این مسئله با کارشناسان گروه تولیدی شاد و نمونه (شادتکس) همراه بمانید.
پیشنهاد مطالعه: بررسی کاربرد سود پرک در نساجی
Workflow یا گردش کار در نساجی چیست؟
گردش کار یک فرآیند سرتاسری است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا با اتصال افراد مناسب به داده‌های مناسب در زمان مناسب، به اهداف خود برسند. گردش کار داده‌ها (وظایف) را از طریق یک سری مراحل از شروع تا تکمیل منتقل می‌کند. پس از تنظیم، گردش کار به شما کمک می‌کند اطلاعات را به گونه‌ای سازماندهی کنید که نه تنها قابل درک باشد، بلکه قابل تکرار نیز باشد.
یک گردش کار مؤثر دارای 6 مرحله است که به طور آزاد در سه مرحله – برنامه ریزی، اجرا و بررسی مرتب شده‌اند:
| مرحله برنامه ریزی | ایده پردازی و جمع آوری اطلاعات اولویت بندی و تامین منابع |
| مرحله اجرا | توسعه و بررسی پیگیری پیشرفت |
| مرحله بررسی | تایید نتایج گزارش برنامه |
پیشنهاد مطالعه: صنعت نساجی چرم چیست؟
چه زمانی باید یک گردش کار برای تولید پارچه ایجاد کنیم؟
افراد می‌توانند از گردش کار برای پیشبرد پروژه‌های تولید انواع پارچه استفاده کنند. اما Workflow یا گردش کار در نساجی در سطح ارتقا تیم و مدیریت بخش بیشترین تأثیر را دارد. از آنجایی که آنها دنباله‌ای از مراحل مدیریتی را دنبال می‌کنند، گردش کار به طور طبیعی با ارائه شفافیتی که تیم شما برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارد، ناکارآمدی‌ها را کاهش می‌دهد.
در اصل، شما می‌توانید یک گردش کار موثر برای یک ابتکار مبتنی بر زمان با یک هدف نهایی ایجاد کنید. برای نمونه به کمپین‌های بازاریابی کارخانه تولید پارچه استرج در شبکه‌های اجتماعی فکر کنید. برنامه‌های جذب کارمندان جدید و همچنین فرآیندهای تکرار شونده و کارهای مربوط به پایداری انرژی سبز را مد نظر قرار دهید.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با چند صنعت وابسته به نساجی
مزایای استفاده از Workflow یا گردش کار در نساجی
هنگامی که اجزای یک گردش کار را به درستی ایجاد می‌کنید، ساختاری برای هر سیستم مدیریت گردش کار در دسترس دارید. این امر می‌تواند مزایای ملموسی را برای تیم شما به ارمغان آورد:
- افزایش بهره وری عملیاتی: فرآیندها را از طریق فرم‌های دریافت درخواست کار، اتوماسیون فرآیندهای تجاری و پروژه‌های قالب بندی شده ساده کنید.
- هم ترازی تیم متقابل: وقتی شبکه‌ای از پروژه‌ها یا ابزارهای متصل دارید، تیم‌های متقابل (مانند تیم تکمیل و رنگرزی پارچه) به وضوح «چگونگی« و «چرایی» را پشت کار انجام شده می‌بینند.
- به چرخه عمر کامل پروژه زمان واقعی بدهید: ذینفعان در مورد پیشرفت پروژه به روز نگه دارید.
- بهره وری را افزایش دهید: بدون به خطر انداختن کیفیت یا هزینه تولید پارچه، عملکرد کلی تیم را ارتقا می‌دهید.
- بهبود تخصیص منابع: متوجه خواهید شد که منابع مختلف چگونه از کار شما پشتیبانی می‌کنند.
- قدرت تصمیم گیری: شما می‌توانید تصمیمات هوشمندانه تری بگیرید زیرا با تکیه بر اصول Workflow یا گردش کار در نساجی همه چیز در یک مکان ردیابی می‌شود.
- از بین بردن تنگناها: کاهش تنگناها در جریان کاری کسب و کار ناشی از نیاز به بررسی با رهبری قبل از انجام یک سری وظایف است.
به جای اینکه هر بار چرخ را از نو بسازید، می‌توانید از الگوهای گردش کار استفاده کنید تا تیم خود را قادر به تاثیرگذاری و سازگاری برای انجام بهترین کار کنید.
پیشنهاد مطالعه: استانداردها در صنعت نساجی (Textile Standards)
مقایسه Workflow یا گردش کار در نساجی با سایر فرآیندهای تجاری
معمولا گردش کار در مقابل مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) قرار می‌گیرد. خوب است بدانید که فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از وظایف است. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) عملی است برای تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار به روشی کارآمد و مؤثر. اما مدیریت گردش کار بخشی از BPM است. گردش کار با تمرکز بر سه چیز، داده‌ها را به شیوه‌ای قابل درک و تکرارپذیر سازماندهی می‌کند:
- برنامه ریزی
- اجرا
- بررسی
یک گردش کار موثر یک فرآیند تجاری قابل تکرار و پایدار است. همچنین نمودارهای گردش کار در مقابل نمودار گانت قرار می‌گیرند. Gantt chart یک ابزار مدیریت پروژه بصری است که جدول زمانی پروژه را به صورت نمودار میله‌ای افقی نشان می‌دهد. هر نوار در گانت یک مرحله از فرآیند را مد نظر دارد. طول نوار نشان دهنده مدت زمانی است که پروژه شما طول می‌کشد.
نمودارهای گانت ابزار مدیریت پروژه بصری عالی هستند و بیشتر برای ردیابی ابتکارات مبتنی بر زمان مانند برنامه رویداد یا راه اندازی محصول استفاده می‌شوند. شما همچنین می‌توانید یک گردش کار ایجاد کنید تا یک پروژه یکباره را به یک فرآیند تکرارپذیر برای کارهای آینده تبدیل کنید. اگر یک Workflow یا گردش کار در نساجی برای تولید پارچه فیلازد ایجاد می‌کنید، استفاده از نمودارهای گانت و سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه بصری مانند تابلوهای کانبان می‌تواند به شما کمک کند تا سریع‌تر به اهداف خود برسید.
پیشنهاد مطالعه: مسئولیت اجتماعی شرکتی در صنعت نساجی
کلام آخر
در مجموع، گردش کار فرآیندهای تکرارپذیر را ضبط می‌کند، بنابراین لازم نیست برای مدیریت پروژه هر بار مسیر را از ابتدا طراحی کنید. برای مؤثر بودن، باید یک گردش کار را در یک ابزار مشترک ایجاد نمایید که اطلاعات را در زمان واقعی ردیابی کند. این روش مدیریتی، به جای شروع هر پروژه با چندین ساعت یا حتی چند روز جمع‌آوری اطلاعات، جلسات غیرضروری و ارتباطات تکراری، جریان‌های کاری چارچوبی را برای تیم شما فراهم می‌کنند تا همگی اعضا، مستقیما وارد عمل شوند.